La gestion du temps du dirigeant

Selon l'INSEE, la France compterait presque 4 millions d'entreprises. Les TPE/PME représentent 99,9% de ces entreprises. Parmi ces TPE/PME, 96% sont des microentreprises, sans salarié. Presqu'un salarié sur deux travaille dans ces TPE, qui représentent finalement environ 36% du chiffre d'affaires global des entreprises dans le pays. Le dirigeant d'une TPE est souvent seul et peut rarement déléguer. Il doit donc être particulièrement polyvalent pour faire face à toutes les activités lui incombant. Devant cette charge de travail importante, une bonne gestion du temps du dirigeant est primordiale. Sans une bonne organisation et une gestion du temps efficace, l'entreprise risque de stagner et son dirigeant va s'épuiser. Voyons ensemble quelles sont les principales tâches d'un dirigeant de TPE comment il peut s'organiser pour mieux gérer son temps.

Les activités du dirigeant d'entreprise

Dans une TPE, le dirigeant est généralement seul et doit prendre toutes les décisions. Il doit également gérer les projets, assurer la gestion stratégique, commerciale et financière de l'entreprise. Les échanges avec les investisseurs, les clients, les fournisseurs ou les partenaires prennent également du temps. Le dirigeant d'entreprise doit donc être particulièrement polyvalent pour mener à bien chaque jour toutes ses tâches. Il est facile de se laisser submerger par les tâches à réaliser. Vouloir gérer trop de choses en parallèle est d'ailleurs rarement une bonne idée. Le risque est grand de commencer plusieurs chantiers mais finalement de n'en terminer réellement aucun. La multiplication des activités, les interruptions n'aident pas à la concentration et ne favorisent pas l'efficacité. Afin de mener ses tâches à bien, le dirigeant est obligé de les prioriser. Malheureusement, il est courant de traiter en priorité les tâches qui auront un résultat immédiat ou à court terme. Cela permet certes de voir les choses avancer, d'avoir la satisfaction de mener à bien certains projets. Mais cette politique peut avoir un coût exorbitant pour la société. En se consacrant principalement sur le court terme, le dirigeant risque de négliger les activités de création et d'innovation, qui demandent plus de temps et doivent s'inscrire dans la durée pour être efficaces. Le développement de l'entreprise risque d'être freiné. Sans innovation, difficile de se démarquer de ses concurrents. Et une entreprise qui stagne voit généralement sa durée de vie fortement raccourcie. Si le dirigeant veut réussir à développer son entreprise, il va donc devoir optimiser sa gestion du temps.

Les problématiques de gestion du temps des dirigeants de TPE

La gestion du temps du dirigeant est une problématique forte de l'entreprise. Il s'agit d'un domaine d'autant plus complexe que les TPE ont des ressources limitées. Lorsque le dirigeant est seul ou qu'il a peu de salariés, il est très compliqué de déléguer certaines tâches. Les activités du dirigeant peuvent être divisées en catégories aussi variées que :

• Gestion financière : élaboration de budgets, gestion des comptes clients, facturation, relances...
• Gestion des ressources humaines : lorsque l'entreprise compte un ou plusieurs salariés, il faut gérer les horaires de travail, les plannings, la paie, et naturellement les relations entre les différentes personnes.
• Gestion de projet : définition des besoins, spécifications, planification, coordination et suivi de la réalisation avec gestion des échéances...
• Gestion commerciale : recherche de nouveaux clients, réunions d'orientation, construction de la stratégie de l'entreprise...

Les tâches dont doit s'acquitter un dirigeant sont nombreuses et variées. Pour rester productif il est important de hiérarchiser ces tâches afin de mieux organiser son temps.

S'organiser pour mieux gérer son temps

Pour gérer efficacement son temps, un dirigeant doit impérativement hiérarchiser les tâches qu'il a à accomplir. Les tâches les plus importantes et les plus urgentes en termes d'impact sur l'entreprise doivent être traitées en priorité. Pour autant, il est important de ne pas se concentrer uniquement sur les tâches amenant un résultat à court terme. Certaines actions menées peuvent avoir un impact très important sur l'activité de l'entreprise, mais à moyen ou à long terme. Ces actions doivent être clairement identifiées afin d'être intégrées au plan stratégique de l'entreprise. Il n'y a rien de pire pour la productivité que de se laisser guider au cours de la journée par les différentes tâches. Un plan de travail détaillé quotidien et hebdomadaire doit être mis en place. Les tâches les plus importantes doivent arriver en priorité et du temps doit leur être réservé. Il est également impératif de pouvoir travailler au calme et d'éviter les interruptions. Passer sans cesse d'une tâche à l'autre est épuisant, et aucune n'avance réellement. Mieux vaut se concentrer pleinement sur une tâche unique et la faire avancer efficacement, même sur une durée limitée. Le dirigeant, s'il n'est pas seul bien entendu, peut également déléguer certaines tâches à ses employés. Cela peut permettre de confier une tâche à quelqu'un pouvant parfois être plus compétent et qui sera efficace. Le dirigeant peut alors se concentrer sur d'autres tâches qu'il juge plus importantes ou dont lui seul peut se charger. La procrastination est également l'ennemi du dirigeant. Il peut être tentant parfois de repousser certaines tâches moins attractives ou même rébarbatives. C'est une mauvaise idée. Ces tâches devront être accomplies quoi qu'il arrive et les repousser ne peut que vous faire prendre du retard sur les autres actions à mener. Enfin, il est important de s'aménager des pauses régulières dans ces emplois du temps quotidiens et hebdomadaires. Des périodes réservées au repos ou encore à la pratique d'une activité sportive ou de loisir permettent de maintenir un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Un dirigeant qui se ménage des pauses régulières sera finalement bien plus productif et efficace que s'il s'épuisait sur les différentes tâches.

SE FAIRE ACCOMPAGNER POUR OPTIMISER SA GESTION DU TEMPS

Comme nous l'avons vu, un dirigeant a souvent un emploi du temps bien chargé. Multitâches, il doit impérativement bien s'organiser s'il veut être productif et développer son entreprise. Être capable d'optimiser son temps pour le meilleur de son entreprise n'est pas forcément une chose simple. Certains dirigeants peuvent se perdre en chemin et ne pas réussir à s'organiser correctement. L'activité de l'entreprise en pâti généralement. Pour éviter cela, il est recommandé de suivre une formation de gestion du temps du dirigeant. Vous pourrez ainsi bénéficier de l'accompagnement personnalisé d'un expert. Vous apprendrez à mieux gérer votre temps en adoptant une vision structurée basée sur vos pratiques et vos responsabilités.